REGULAMIN KORZYSTANIA Z PULPITU KLIENTA JUSTICE

Wersja 1.0 · obowiązuje od 21 września 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego Pulpit klienta JUSTICE, dostępnego pod adresem justice24.pl (dalej: „Pulpit”).
2. Pulpit prowadzi JUSTICE Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Długa 74/6, 31-146 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000840190, NIP 6751728745 (dalej: „JUSTICE” lub „Biuro”).
3. Pulpit jest narzędziem uzupełniającym do umowy o świadczenie usług księgowych, podatkowych lub prawnych zawartej między JUSTICE a Klientem (dalej: „Umowa”). Korzystanie z Pulpitu nie zmienia zakresu Umowy, terminów ani zasad odpowiedzialności w niej określonych; w razie rozbieżności między Regulaminem a Umową pierwszeństwo ma Umowa.
4. Pulpit jest przeznaczony dla Klientów będących przedsiębiorcami. Z Pulpitu korzysta się w ramach i w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą; korzystanie z Pulpitu ma dla Klienta charakter zawodowy, gdyż służy wykonywaniu obowiązków księgowych, podatkowych i sprawozdawczych związanych z tą działalnością.
5. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§ 2. Definicje

1. Klient — przedsiębiorca (osoba prawna, jednostka organizacyjna albo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), z którym JUSTICE zawarło Umowę i dla którego prowadzi Konto Klienta w Pulpicie.
2. Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Pulpitu na podstawie indywidualnego konta: Właściciel Konta Klienta albo Pracownik.
3. Właściciel Konta Klienta — Użytkownik uprawniony do reprezentowania Klienta w Pulpicie w pełnym zakresie, w tym do zarządzania Pracownikami i ich uprawnieniami oraz do wystawiania faktur i podejmowania decyzji o dokumentach.
4. Pracownik — Użytkownik działający w imieniu Klienta w zakresie uprawnień nadanych mu przez Właściciela Konta Klienta.
5. Konto (Konto Użytkownika) — indywidualny, imienny dostęp do Pulpitu, powiązany z adresem e-mail Użytkownika. Konto Klienta — zbiór danych, dokumentów i rozliczeń jednego Klienta (przedsiębiorcy) w Pulpicie, do którego dostęp mają Konta jego Użytkowników. Jedno Konto Użytkownika może mieć dostęp do Kont kilku Klientów (przedsiębiorców, np. podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo), jeżeli Biuro taki dostęp nada.
6. KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministra Finansów.

§ 3. Zakres funkcji Pulpitu

1. Pulpit umożliwia Klientowi w szczególności:
   1. przekazywanie Biuru dokumentów księgowych (skany, zdjęcia, pliki) oraz wyciągów bankowych i śledzenie ich obiegu;
   2. przeglądanie faktur zakupu i sprzedaży pobranych przez Biuro z KSeF oraz zgłaszanie Biuru, że dana faktura nie powinna zostać zaksięgowana;
   3. wystawianie w imieniu Klienta faktur sprzedaży i faktur korygujących w formacie ustrukturyzowanym i przekazywanie ich do KSeF;
   4. przeglądanie wyliczonych przez Biuro zobowiązań podatkowych i składkowych wraz z danymi do przelewu;
   5. przeglądanie rozliczeń z Biurem, pobieranie faktur Biura oraz opłacanie ich online;
   6. komunikację z Biurem w formie zgłoszeń;
   7. zarządzanie kontami Pracowników i ich uprawnieniami (Właściciel Konta Klienta).
2. Zakres dostępnych funkcji może zależeć od zakresu Umowy oraz od uprawnień nadanych Użytkownikowi. Biuro może rozwijać, zmieniać i wycofywać funkcje Pulpitu; o zmianach istotnych dla Użytkowników informuje w sekcji „Co nowego” w Pulpicie.
3. Pulpit nie jest narzędziem do prowadzenia ksiąg rachunkowych ani ewidencji podatkowych — te prowadzi Biuro w swoich systemach. Dane prezentowane w Pulpicie mają charakter informacyjny i odzwierciedlają stan wiedzy Biura na moment ostatniej aktualizacji, wskazany w Pulpicie.

§ 3a. Wymagania techniczne, umowa o usługę elektroniczną, treści bezprawne

1. Do korzystania z Pulpitu niezbędne są: urządzenie z dostępem do internetu; aktualna wersja jednej z przeglądarek: Chrome, Edge, Safari lub Firefox, z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie niezbędnych do działania serwisu; aktywny adres e-mail; do podglądu dokumentów — możliwość wyświetlania plików PDF; do logowania dwuskładnikowego — aplikacja uwierzytelniająca generująca kody jednorazowe (TOTP) na telefonie; do płatności online — dostęp do bankowości elektronicznej lub innej metody obsługiwanej przez operatora płatności.
2. Umowa o świadczenie usługi drogą elektroniczną (dostęp do Pulpitu) zostaje zawarta z chwilą aktywacji Konta przez Użytkownika, na czas obowiązywania Umowy. Umowa ta ulega rozwiązaniu: z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy; z chwilą rezygnacji Klienta z korzystania z Pulpitu (§ 16 ust. 2) albo dezaktywacji Konta Użytkownika przez Klienta lub JUSTICE zgodnie z Regulaminem. Rozwiązanie umowy o usługę elektroniczną nie wpływa na Umowę, chyba że Umowa stanowi inaczej.
3. Użytkownikowi zabrania się dostarczania za pośrednictwem Pulpitu treści o charakterze bezprawnym, w szczególności naruszających przepisy prawa, prawa osób trzecich lub dobre obyczaje, a także treści niezwiązanych z obsługą Klienta. JUSTICE może odmówić przyjęcia takich treści, usunąć je i — w przypadkach określonych przepisami — powiadomić właściwe organy.

§ 4. Konto i logowanie

1. Konto zakłada Biuro na wniosek Klienta albo na podstawie Umowy, wysyłając na wskazany adres e-mail jednorazowy link aktywacyjny. Aktywacja polega na ustawieniu własnego hasła.
2. Konto jest osobiste. Użytkownik nie może udostępniać danych logowania innym osobom ani korzystać z Konta innego Użytkownika. Każda osoba działająca w imieniu Klienta powinna mieć własne Konto.
3. Użytkownik zobowiązuje się do stosowania hasła o odpowiedniej sile, jego ochrony oraz do niezwłocznego poinformowania Biura o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta — przez zgłoszenie w Pulpicie albo na adres reklamacje@justice.pl.
4. Pulpit umożliwia włączenie logowania dwuskładnikowego (kod z aplikacji uwierzytelniającej). Biuro zaleca jego włączenie, a w odniesieniu do Właścicieli Kont Klientów może je wymagać.
5. Ze względów bezpieczeństwa sesja Użytkownika wygasa po okresie bezczynności oraz bezwzględnie po 24 godzinach od zalogowania.
6. Biuro może zablokować Konto Użytkownika lub jego dostęp do Konta Klienta w razie naruszenia Regulaminu, rozwiązania Umowy, uzasadnionego podejrzenia nieuprawnionego użycia albo na wniosek Klienta. O blokadzie i jej przyczynie JUSTICE informuje Klienta (Właściciela Konta Klienta) niezwłocznie, e-mailem, chyba że powiadomienie utrudniłoby wyjaśnienie incydentu bezpieczeństwa — wówczas niezwłocznie po jego wyjaśnieniu. Blokada dostępu do Pulpitu nie pozbawia Klienta prawa do uzyskania swoich dokumentów i danych w inny sposób (§ 14 ust. 2) ani nie wpływa na obowiązki JUSTICE wynikające z Umowy.

§ 5. Działania Użytkowników w imieniu Klienta

1. Czynności wykonane w Pulpicie po zalogowaniu na Konto uznaje się za wykonane przez Klienta. Dotyczy to w szczególności: wystawienia faktury, oznaczenia faktury jako niepodlegającej zaksięgowaniu, potwierdzenia kompletności dokumentów za dany miesiąc, zlecenia płatności oraz treści zgłoszeń.
2. Za nadanie i utrzymywanie uprawnień Pracowników odpowiada Właściciel Konta Klienta. Biuro nie weryfikuje, czy Pracownik jest w danej chwili upoważniony do czynności, na które pozwalają mu uprawnienia nadane w Pulpicie.
3. Właściciel Konta Klienta powinien niezwłocznie wyłączyć Konto Pracownika, który przestał być upoważniony do działania w imieniu Klienta.

§ 6. Dokumenty i decyzje o fakturach z KSeF

1. Klient odpowiada za kompletność, czytelność i prawdziwość dokumentów przekazywanych przez Pulpit oraz za terminowość ich przekazania zgodnie z Umową.
2. Potwierdzenie „Dostarczyłem wszystkie dokumenty za dany miesiąc” jest oświadczeniem Klienta, na podstawie którego Biuro może zamknąć rozliczenie miesiąca. Skutki dostarczenia dokumentów po takim potwierdzeniu określa Umowa.
3. Faktury z KSeF są pobierane i księgowane przez Biuro automatycznie. Klient może oznaczyć fakturę jako niepodlegającą zaksięgowaniu (np. cudzą lub błędną), podając powód; Biuro wykonuje taką dyspozycję w najbliższym cyklu, chyba że jest ona sprzeczna z przepisami lub stanem faktycznym — wówczas informuje Klienta w Pulpicie. Do czasu wykonania Klient może dyspozycję cofnąć.
4. Znacznik „zapłacona” przy fakturach z KSeF jest wyłącznie notatką Klienta na jego własny użytek. Nie stanowi informacji dla Biura i nie wpływa na rozliczenia; Biuro rozlicza płatności na podstawie wyciągów bankowych.

§ 7. Wystawianie faktur

1. Faktury sprzedaży i faktury korygujące wystawiane w Pulpicie są fakturami Klienta jako sprzedawcy. Klient jest ich wystawcą i odpowiada za prawidłowość danych, zastosowanych stawek oraz za zasadność wystawienia faktury lub korekty. Biuro udostępnia narzędzie i sprawdza zgodność techniczną dokumentu z wymaganiami KSeF; nie zastępuje to obowiązków Klienta jako podatnika.
2. Po zatwierdzeniu faktura jest przekazywana do KSeF automatycznie. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF; z chwilą przydzielenia numeru KSeF faktura jest uznana za otrzymaną (art. 106na ust. 3), a Pulpit prezentuje numer KSeF i kod weryfikacyjny. W przypadku wystawienia faktury w trybie przewidzianym dla niedostępności KSeF (ust. 3) datą wystawienia jest data wskazana w fakturze (pole P_1), a przesłanie do KSeF następuje po przywróceniu jego dostępności.
3. W razie niedostępności KSeF faktura może zostać wystawiona w trybie przewidzianym przepisami dla takiej sytuacji, a przekazanie do KSeF następuje po przywróceniu jego dostępności; Pulpit prezentuje wówczas odpowiedni stan faktury.
4. Klient powinien sprawdzić dane faktury na ekranie potwierdzenia przed jej zatwierdzeniem. Faktury przyjętej przez KSeF nie można wycofać; korektę wystawia się jako odrębny dokument.
5. Klient zapewnia, że numeracja faktur wystawianych w Pulpicie nie koliduje z numeracją stosowaną w innych programach; Pulpit umożliwia w tym celu ustawienie serii numeracji.

§ 8. Podatki, składki i dane do przelewu

1. Kwoty podatków i składek prezentowane w Pulpicie wynikają z deklaracji i rozliczeń sporządzonych przez Biuro na podstawie dokumentów przekazanych przez Klienta. Kwota staje się wiążąca po wyliczeniu przez Biuro, co Pulpit oznacza odpowiednim stanem.
2. Dane do przelewu (rachunek, tytuł) są prezentowane na podstawie danych Klienta i informacji z urzędów. Klient jest zobowiązany do zapłaty w terminie wynikającym z przepisów; Pulpit nie realizuje przelewów podatkowych ani składkowych.

§ 9. Rozliczenia z Biurem i płatności online

1. W sekcji „Rozliczenia z biurem” Pulpit prezentuje faktury wystawione przez JUSTICE Klientowi, ich stan zapłaty oraz historię.
2. Płatności online realizuje operator płatności Przelewy24 — PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, KRS 0000347935 — na podstawie własnego regulaminu, który Użytkownik akceptuje przed dokonaniem płatności. Klient płaci dokładnie kwotę wybranych faktur; koszty operatora ponosi JUSTICE.
3. Płatność online jest widoczna w Pulpicie niezwłocznie po potwierdzeniu przez operatora jako „zapłacono online — w trakcie księgowania”. Zobowiązanie zostaje rozliczone po wpływie środków na rachunek JUSTICE i ich zaksięgowaniu; do tego czasu faktura nie jest traktowana jako zaległa.
4. Reklamacje dotyczące płatności online Klient zgłasza JUSTICE przez zgłoszenie w Pulpicie; JUSTICE wyjaśnia je z operatorem.

§ 10. Komunikacja — zgłoszenia i powiadomienia

1. Zgłoszenie w Pulpicie jest podstawową formą komunikacji z Biurem w sprawach bieżącej obsługi. Zgłoszenia i odpowiedzi są utrwalane w Pulpicie.
2. Biuro odpowiada na zgłoszenia w godzinach pracy wskazanych w Pulpicie, co do zasady w najbliższym dniu roboczym. Godziny pracy i wskaźnik dostępności zespołu mają charakter informacyjny; terminy wykonania usług określa Umowa.
3. Pulpit wysyła powiadomienia e-mail o zdarzeniach wybranych przez Użytkownika. Powiadomienia mają charakter pomocniczy; ich brak lub opóźnienie nie zwalnia Klienta z obowiązków wynikających z Umowy i przepisów.
4. Zgłoszenie w Pulpicie nie zastępuje formy pisemnej ani innej formy szczególnej, jeżeli wymaga jej Umowa lub przepisy (np. wypowiedzenie Umowy, udzielenie pełnomocnictwa).

§ 11. Dostępność i bezpieczeństwo

1. JUSTICE dokłada należytej staranności, aby Pulpit był dostępny nieprzerwanie, zastrzega jednak możliwość przerw technicznych, o których w miarę możliwości informuje z wyprzedzeniem, oraz przerw wynikających z awarii, działania osób trzecich lub niedostępności systemów zewnętrznych (w tym KSeF, systemów bankowych i operatora płatności).
2. Dane w Pulpicie są przesyłane połączeniem szyfrowanym. Hasła są przechowywane w postaci uniemożliwiającej ich odczytanie. JUSTICE stosuje kontrolę dostępu, rejestrowanie zdarzeń (dziennik audytu) oraz kopie zapasowe.
3. Użytkownik zobowiązuje się nie podejmować działań mogących zakłócić pracę Pulpitu, w szczególności nie podejmować prób nieuprawnionego dostępu, nie wprowadzać złośliwego oprogramowania i nie korzystać z Pulpitu w sposób automatyczny bez zgody JUSTICE.
4. Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z Regulaminu spowodowane siłą wyższą — zdarzeniem zewnętrznym, niemożliwym do przewidzenia i zapobieżenia, w szczególności klęską żywiołową, działaniami władz, awarią infrastruktury telekomunikacyjnej lub energetycznej o zasięgu ponadlokalnym, atakiem na systemy informatyczne o charakterze masowym. Strona dotknięta siłą wyższą informuje drugą stronę o jej wystąpieniu i przewidywanym czasie trwania.

§ 12. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest JUSTICE Sp. z o.o. Dane są przetwarzane w celu świadczenia usług na podstawie Umowy, prowadzenia Konta, zapewnienia bezpieczeństwa Pulpitu oraz wykonania obowiązków prawnych, na zasadach opisanych w Polityce prywatności dostępnej pod adresem justice24.pl/polityka-prywatnosci, na ekranie logowania oraz w stopce każdej strony Pulpitu.
2. Właściciel Konta Klienta, zakładając Konta Pracownikom, oświadcza, że jest uprawniony do przekazania ich danych (imię, nazwisko, adres e-mail) JUSTICE w tym celu. Niezależnie od tego JUSTICE samodzielnie wykonuje wobec każdego Użytkownika obowiązek informacyjny: informacja o przetwarzaniu danych i odnośnik do Polityki prywatności są zawarte w wiadomości z linkiem aktywacyjnym i na ekranie aktywacji Konta, a przy pierwszym logowaniu każdy Użytkownik potwierdza zapoznanie się z Polityką prywatności; potwierdzenie jest odnotowywane w dzienniku zdarzeń Pulpitu.
3. Dane księgowe Klienta przetwarzane w Pulpicie są objęte tajemnicą zawodową i umową powierzenia lub innymi postanowieniami Umowy dotyczącymi ochrony danych.

§ 13. Odpowiedzialność

1. JUSTICE odpowiada za usługi księgowe, podatkowe i prawne na zasadach określonych w Umowie i przepisach. Pulpit jest narzędziem technicznym ich świadczenia.
2. JUSTICE nie odpowiada za skutki:
   1. działań Użytkowników w Pulpicie, w tym wystawienia faktury z błędnymi danymi, oznaczenia faktury jako niepodlegającej zaksięgowaniu wbrew stanowi faktycznemu, błędnego potwierdzenia kompletności dokumentów lub nadania Pracownikowi nadmiernych uprawnień;
   2. udostępnienia danych logowania osobom trzecim lub niezabezpieczenia urządzenia Użytkownika;
   3. niedostępności lub błędów systemów zewnętrznych (KSeF, banki, operator płatności, poczta elektroniczna), chyba że wynikają z winy JUSTICE;
   4. przerw technicznych, o których mowa w § 11 ust. 1.
3. Odpowiedzialność JUSTICE z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków związanych wyłącznie z działaniem Pulpitu jako narzędzia (w szczególności z jego dostępnością, błędami oprogramowania, utratą danych przechowywanych w Pulpicie, które Klient mógł odtworzyć z własnych źródeł) jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty odpowiadającej wynagrodzeniu netto należnemu JUSTICE od Klienta na podstawie Umowy za okres trzech miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie to nie dotyczy odpowiedzialności za usługi księgowe, podatkowe i prawne, którą regulują Umowa i przepisy, w tym obowiązkowe ubezpieczenie OC.
4. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani przypadków, w których ograniczenie jest niedopuszczalne z mocy przepisów.

§ 14. Własność intelektualna

1. Pulpit, jego układ, grafika, teksty i oprogramowanie stanowią własność JUSTICE lub są używane na podstawie licencji. Użytkownik uzyskuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Pulpitu na czas obowiązywania Umowy, wyłącznie w celu określonym Regulaminem.
2. Dokumenty i dane Klienta pozostają własnością Klienta. Po zakończeniu Umowy Klient może pobrać z Pulpitu swoje dokumenty w terminie 30 dni; po tym terminie JUSTICE przechowuje dane wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami.

§ 15. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Pulpitu Klient składa przez zgłoszenie w Pulpicie albo na adres e-mail reklamacje@justice.pl, podając opis problemu i, w miarę możliwości, identyfikator błędu wyświetlony przez Pulpit.
2. JUSTICE rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje Klienta o wyniku w Pulpicie lub e-mailem.

§ 16. Zmiany Regulaminu

1. JUSTICE może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów, zmiany zakresu funkcji Pulpitu, zmiany operatora płatności lub ze względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Regulaminu JUSTICE informuje w Pulpicie oraz e-mailem na adres Właściciela Konta Klienta co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Dalsze korzystanie z Pulpitu po tym terminie oznacza akceptację zmian; Klient, który zmian nie akceptuje, może zrezygnować z korzystania z Pulpitu, co nie wpływa na Umowę.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. Regulamin jest dostępny w Pulpicie w każdym czasie w formie umożliwiającej jego pobranie i zapisanie.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Umowę oraz przepisy prawa polskiego.
3. Spory wynikające z Regulaminu strony będą starały się rozwiązać polubownie, w pierwszej kolejności przez zgłoszenie w Pulpicie lub wymianę pism. W braku porozumienia w terminie 30 dni spór rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby JUSTICE, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 21 września 2026 r. Pierwsze logowanie po tej dacie wymaga potwierdzenia zapoznania się z Regulaminem i jego akceptacji.